Una graduación, una cena de empresa, una boda… cualquier persona ha soñado alguna vez con el evento perfecto, en el lugar perfecto y acompañado de las mejores personas. Cualquier acontecimiento requiere de una planificación previa para que la puesta en escena sea perfecta.
La organización de eventos no tiene una trayectoria de vida muy larga, se considera el primer evento como tal a la Gran Exhibición de Trabajos Industriales de Todas Las Naciones, vulgarmente conocida como la “Expo del Cristal Palace”, y así fue cómo surgió la primera Expo Universal en 1851. A llovido mucho desde entonces pero la organización de acontecimientos sigue siendo fundamental. Antes de adentrarnos en el profundo mundo de la organización es necesario hablar del evento en sí y de las fases del mismo para saber de qué manera llevar a cabo la organización.
Un evento, pese a también llevar implícita la definición de algo precipitado y sin planificación, también es considerado como un acontecimiento programado, de diferente naturaleza (social, comercial, cultural o deportiva) y en el cual está implicado un sector de la población. Esta es la definición que se ajusta a nuestra idea de acontecimiento y desde la que partimos para organizar todos y cada uno de los eventos.
Partiendo de esta definición lo primero hay que considerar es qué se quiere realizar, es decir cuál es el motivo de la celebración y qué se persigue con ello. Con esta primera idea nos situamos en el punto de partida para comenzar a organizar dicho acontecimiento.
Más tarde debemos preguntarnos cómo queremos organizar nuestro evento, qué personal va acudir, qué necesitamos para realizarlo, con qué proveedores debemos contar o qué espacios serán utilizados; sin olvidar nunca la fecha en la que se realizará para poder desechar aquellos aspectos que por cuestión de tiempo no vamos a poder realizar, siempre teniendo en cuenta que la satisfacción del cliente es nuestra prioridad.
Una vez establecidos los elementos necesarios para poner en marcha nuestro evento, es el momento de empezar a concertar citas con proveedores, a visitar diferentes sitios, a realizar aquellos trabajos manuales que sean necesarios (sobre todo para el ámbito de la decoración) y lo más importante a organizar a toda la gente que va a trabajar para que el evento sea todo un éxito. Un buen organizar de eventos debe tener en cuenta que su trabajo, en buena medida, se centra en organizar a todo el personal que está implicado en la realización del mismo para que todo esté listo en el momento preciso.
Tras la organización del personal queda la última etapa, y no por ello la menos importante. Se trata de la puesta en escena de todo el trabajo que hasta entonces se ha realizado. Es: “el día de”, el momento en el que se pone toda la carne en el asador, y donde todo lo trabajado con anterioridad se hace latente en ese momento. Es el momento en donde se pone de manifiesto si se ha cuidado hasta el más mínimo detalle, es el momento donde han de realizarse las evaluaciones y ver si se han conseguido los objetivos. El mayor y principal objetivo que debe regir a los demás es conseguir la perfección y hasta ella hay que recorrer mucho camino y sobretodo hay que mejorar multitud de cosas, por ello cada evento es la ocasión perfecta para modificar todos aquellos pequeños fallos que pudieron cometerse con anterioridad para que el próximo sea aún más perfecto que el anterior y de esta manera conseguir que todos y cada uno de los acontecimientos sean todo un éxito.